社員総会を成功するために注意すべきことは！？目的から成功のポイントまで解説！

「社員総会」は、企業によって役割がさまざまです。モチベーションアップのためにおこなう企業もあれば、企業の経営方針を共有するためにおこなう場合もあります。

社員総会を魅力的な会として演出すれば、在籍している社員の意識改革にもつながるでしょう。本記事では社員総会の基礎情報をまとめ、おすすめの演出方法などについて解説します。

社員総会とは？

社員総会とは、株式総会に該当するもので、役員の選任や解任など重要な事項を決定する際に実施されます。役割だけを考えると、堅苦しいイメージを持つ方もいるかもしれません。

しかし、実際には従業員を一同に集め、経営陣から社員へメッセージを送ることができる場と考えると良いでしょう。企業によって開催機会は異なりますが1年に1回のペースで実施されることが多く、キックオフイベントとして活用している企業もあります。

社員総会の目的

社員総会には、大きく分けて3つあります。

重要なことは、社員に対し普段接触する機会が少ない経営陣が自らメッセージを発信できるという点にあります。会社の思いが共有されている会社は、同じ目標に向かって活動することができるので、社員同士の結束力が高い傾向にあります

一方、経営者の思いが伝わらないと社員同士の結束力が弱くなり、結果として企業としての業績アップにつながらない可能性もあります。

また社員総会は、日頃会社のために尽力して活動している社員同士をねぎらう場でもあります。経営者自ら社員にねぎらいの言葉をかけることができれば、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

社員総会の開催形式とは？

社員総会の開催形式はさまざまです。通常はホテルなどの宴会場を借りて開催するケースもあれば、2020年から2023年頃まではリモートで実施することもありました。

経営者が音楽好きで、クラブでおこなう社員総会もあります。どのような形式で社員総会をおこなうかは、経営者の方針次第です。

実施前にどのような形式で社員総会をおこなうのか、運営チームが話し合って決めておくことをおすすめします。

社員総会の開催時期とは？

社員総会の開催時期は、企業によって異なります。創立日に合わせて1年ごとに実施する企業もあれば、4半期毎に実施することもあります。

開催時期は企業によって異なるので、どの程度の頻度で実施するのかあらかじめ決めておきましょう。

ホテルやパーティー会場など広い会場で実施する場合は、場所を押さえるために半年以上前から計画しておくことをおすすめします。

社員総会を成功させるためのポイント

社員総会を成功させるためには、大きく分けて4つのポイントを意識して運営チームが準備を進めていく必要があります。それぞれどのような点に注意をすべきかについて解説していきましょう。

社員総会の目的の明確化

社員総会で最も重要な点は、社員総会での目的を明確化することです。社員総会はモチベーションアップや社員へのねぎらいなど、さまざまなメリットがありますが、目的が曖昧な状態で実施すると、運営側が検討していた効果を得られない可能性があります。

例えば、モチベーションアップを想定して実施した場合を考えてみましょう。経営陣から経営戦略を紹介しただけの社員総会であれば、社員全員のモチベーションアップにつながらない可能性があります。

モチベーションアップを目的とするのであれば、社長が1人１人社員に直接声をかけ、不満を聞く内容に変更した方が効果を期待できそうです。

どのような社員総会をおこなうか、ゴールを設定しておくようにしましょう。

事前準備の徹底

社員総会を成功させるためには、準備を徹底的に行う必要があります。準備をする際には、「スケジューリング」と「リストアップ」をしっかりしておきましょう。

開催が決まった段階で、運営チームがおおまかなスケジュールを設定します。

その際、いつ、どのような準備物が必要かをリストアップしていきます。

計画を進めていく中で、計画変更をする可能性もあります。スケジュールを設定する際は余裕を持って設定しておくことをおすすめします。

社員を巻き込む企画力

社員総会の主役は社員です。運営側が一方的におこなうイベントにしてしまうと、社員は受け身になってしまい、実のあるイベントにならない恐れがあります。可能であれば、社員を巻き込むような企画を検討しましょう。

社員を巻き込む企画はさまざまなアプローチがあります。ゲーム形式で社員を巻き込むプログラムもあれば、事前にメッセージを集め社員総会当日発表する方法もあります。

社員総会の目的によって巻き込む企画は異なるため、どのような企画が良いかはしっかり検討しておきましょう。

外注の検討も

社員総会で失敗するケースの中には、リソースが足りず準備不足のまま当日を迎えてしまうケースも珍しくありません。社員総会の運営委員会の多くは、日常業務の合間に活動するケースが一般です。日々の業務が忙しいのであれば、リソースと時間を費やす箇所を外注しても良いでしょう。

当日に映像を活用するのであれば、映像制作会社に依頼をすることで、映像制作の手間を省くことが可能です。また、当日の司会をプロに依頼することで、イベント自体を引き締まったものに演出することもできます。大切なことは、外注を検討する際は目的を持って依頼を検討することです。

ただ外注をして丸投げをするだけでは失敗してしまうことも考えられるので、目的を明確に持って依頼するようにしてください。

社員総会で企画されるコンテンツ事例

社員総会で企画されるコンテンツは、企業によってさまざまです。どのようなコンテンツを取り入れた方が良いかわからない方、盛り上げるためのコンテンツを検討している方は、以下の内容を参考にしてください。

代表からの挨拶

社員総会の定番のコンテンツといえば、代表からの挨拶です。代表自ら会場にいる参加者にメッセージを送ることで、企業の方針や思いを伝えることができます。

代表からの挨拶を取り入れる際は、身振り手振りや心に響く言葉ではありません。社員1人1人が成長していることを感じられるような言葉を意識して、メッセージを伝えましょう。

今後の方針の共有

社員総会は、企業の今後の方針を共有する場でもあります。企業が今後どのような思いで経営をしていくのか、ビジョンを明確に示すことで社員に思いを共有することが可能です。

今後の方針を紹介する際は、ただ企業の未来を示すのではなく、「なぜやるのか」「どのようにやるのか」「その結果どのような未来が起きるのか」をわかりやすく示すようにしましょう。

日頃の取り組みが、結果的に社員自らの未来が明るくなることを示すことができれば、社員のモチベーションアップにも伝わります。

方針を伝える方法はさまざまですが、口頭だけで伝えるのではなく、スライドショーや動画を活用して視覚的に伝えることをおすすめします。

コミュニケーションを取るためのゲーム

社員同士のコミュニケーションアップを図るのであれば、ゲーム企画がおすすめです。ゲームを実施する際は、普段交流のない部署の社員同士をチームにして、新たなコミュニケーションが生まれる環境を作りましょう。

コミュニケーションを取るためのゲームを企画する際は、社員総会当日に発表するのではなく、社内で参加者を募り１つのプロジェクトとして進めていくと良いでしょう。

プロジェクト型にすることで、運営チーム以外の意見を取り入れることができ、より魅力的な企画へブラッシュアップしていくことが可能です。

また、コミュニケーションを取ることが苦手な社員もいることが想定されるので、ゲーム企画を実施する前のアイスブレイクをしっかりおこなうようにしてください。

モチベーションアップさせるためのワークショップ

モチベーションをアップさせるためのワークショップもおすすめです。会社に関わることをワークショップ形式で実施することで、新たなアイディアが生まれる可能性があります。

コミュニケーションを取りやすくするために、4~5人のグループを作り実施すると良いでしょう。

最終的にプレゼンテーションを行い、社長自らから金一封などの商品があれば、参加者のモチベーションアップにもつながります。

ワークショップは会社にとっても画期的なアイディアを得られるチャンスでもあるので、ただ実施するのではなく、社員のモチベーションアップにつながるような企画を検討してください。

優秀者の表彰

社内で優秀な成績を収めた社員を、総会で表彰することでモチベーションアップにつながります。表彰をおこなう際に重要な点は、「明確な基準」と「流れ作業感」を消しておこなうことです。

表彰される社員は他の社員の模範となるような人物を選定し、誰が見ても評価できるように検討しましょう。表彰者を選定した後は、当日どのような段取りで表彰をおこなうのか、入念に検討してください。

機械的な表彰式になってしまうと、流れ作業感が出てしまい特別感を演出することができません。表彰者の発表方法はもちろんのこと、表彰者によるメッセージなど特別感のある演出をセットで考えるようにしてください。

社員総会を成功させるには動画の利用がオススメ

社員総会に取り入れるコンテンツで悩んでいる方におすすめの演出が動画です。動画を取り入れることで、社員のモチベーションをさらにアップさせることが期待できます。おすすめの理由を解説していきましょう。

情報量が多い

動画は視覚、聴覚を通して伝えることができるので情報を多く伝えることができます。短い時間でさまざまな情報を伝えることができるので、企業の経営方針や戦略を端的に伝えることが可能です。

プレゼンテーション資料のみでは単調な発表になると感じているのであれば、動画を取り入れ内容をブラッシュアップさせましょう。

社員のモチベーションアップにつながる

社内での業務風景を動画で反映することで、思い出を振り返ることができます。入社式から定期的に動画で撮影しておくことで、社員の成長を確かめるコンテンツとして制作することもできます。

成長する過程を確認できる動画を総会で紹介すれば、社員の結束力が高まりモチベーションアップにつなげることができるでしょう。

事前に準備できる

動画は他の準備物と異なり事前に準備できるコンテンツです。社員総会当日で紹介する動画コンテンツをあらかじめ決めておけば、どのような動画素材が必要かある程度把握することができます。

本編に社員が撮影した映像を取り入れることで、制作過程で社員1人１人を巻き込むこともできます。自分が撮影をした映像が採用されれば、モチベーションアップにつながるだけでなく、一体感のある映像を制作することが可能です。

動画制作をする際に注意すべきこと

社員総会で使用する動画を制作するのであれば、「構成」と「編集」どちらも重要な要素になります。

構成をしっかり検討して制作することで、映像を通じて達成したい社員の感情を引き出すことがでいます。構成がしっかり検討された映像に対し、魅力的な編集を加えることで映像がより魅力的なものに仕上げることが可能です。

依頼をするのであれば、テレビ、CM、映画のようなマスメディアで実績を残した経験のある企業に依頼することをおすすめします。

LUVASの社員総会動画制作事例

LUVASが社員総会時に流した動画制作事例をいくつかご紹介します。社員総会で使用する動画のアイディアにお役立てください。

日本生命相互株式会社様

年に1度行われる研修会で使用した「表彰式動画」を担当しました。スクリーン映えするよう、フォントのサイズ等に注意をしながら動画を制作。表彰式動画を演出として取り入れたことで、会全体を引き締まったものにすることができました。

イビデン株式会社

イベント式典で使用する動画を制作しました。会社創立から現在までイビデン株式会社がどのような歩みを経ているのか、画像とテキストのみで動画を構成しました。動画制作依頼時に、担当者様から「情報量が少なくても大丈夫でしょうか」と言われましたが、大変満足される動画を制作できました。

日本不整脈心電学会様

日本不整脈心電学会様の学会で使われるオープニングムービーを制作しました。リモートでの会合でしたが、オープニング動画を制作することで、会をインパクトのあるものに演出することができました。社員総会をリモートで検討している方は、オープニング動画を入れることで、特別感のあるイベントに演出することができます。

まとめ

社員総会は、企業にとって特別感のあるイベントです。本記事で紹介したポイントを意識して、社員のモチベーションを上げるプログラムを検討してみてはいかがでしょうか。

社員総会の演出で動画制作を取り入れたい方は、ぜひLUVASにご相談ください。映像制作のプロが社員総会に相応しいコンテンツをご提案します。皆様からのお問い合わせを心よりお待ちしております。